Automatic meeting summaries and minutes

Avec une equipe de consultants tres active, les reunions s'enchainaient sans repit :

• 25 a 40 reunions clients par semaine (en personne et en visioconference)
• Les consultants n'avaient pas le temps de rediger des comptes rendus entre deux reunions
• Les notes prises a la hate etaient souvent incompletes ou illegibles
• Les collegues qui devaient prendre le relais sur un dossier manquaient de contexte
• Les clients se plaignaient que des points discutes en reunion n'etaient pas suivis

La direction estimait que 30% des actions convenues en reunion etaient oubliees faute de documentation adequate.

Nous avons deploye un systeme de documentation automatique des reunions :

• Enregistrement audio : Avec le consentement de tous les participants, la reunion est enregistree
• Transcription IA : L'audio est transcrit en texte avec identification des intervenants
• Resume intelligent : Un modele IA genere un resume structure comprenant :
  • Points cles discutes
  • Decisions prises
  • Actions a faire (avec responsable et echeance)
  • Questions en suspens
• Envoi automatique : Le compte rendu est envoye par courriel a tous les participants dans les minutes suivant la reunion
• Integration CRM : Le resume est automatiquement lie au dossier client dans le CRM

La documentation des reunions est passee de cauchemar a automatique :

• Compte rendu pret en 2 minutes apres la fin de la reunion (vs jamais pour la plupart)
• 100% des intervenants recoivent le compte rendu automatiquement
• Les actions convenues sont maintenant suivies et completees a 90%+ (vs 70% avant)
• Les consultants ont recupere 45 minutes par jour qu'ils consacraient a la redaction
• La qualite des transitions entre collegues sur un meme dossier s'est grandement amelioree