Automatic file sorting into the right client folder

Le cabinet gerait un volume important de documents entrants :

• 50+ fichiers recus par jour (contrats, factures, pieces justificatives, correspondances)
• Chaque fichier devait etre classe dans le bon dossier client, dans la bonne sous-categorie
• L'arborescence comptait 200+ dossiers clients actifs
• Les erreurs de classement etaient frequentes : mauvais dossier, mauvaise sous-categorie, fichier en double
• En moyenne, 1 a 2 documents par semaine etaient perdus ou introuvables
• Le classement manuel representait 1h30 par jour pour une adjointe administrative

Nous avons automatise toute la chaine de classement :

• Detection automatique : L'IA analyse le contenu du fichier et identifie le client concerne (par nom, numero de dossier, courriel de provenance)
• Classification intelligente : Le type de document est automatiquement determine (contrat, facture, correspondance, etc.)
• Classement automatique : Le fichier est renomme selon la convention du cabinet et place dans le bon dossier
• Notification : L'employe responsable du dossier recoit une notification avec un lien direct vers le fichier classe
• Doublons : Le systeme detecte et signale les fichiers en double avant de les classer
• Audit : Un journal complet de tous les classements est disponible pour verification

Le classement est devenu invisible et fiable :

• 100% des fichiers classes automatiquement sans intervention humaine
• Zero document perdu depuis la mise en place (vs 1-2 par semaine avant)
• 1h30 par jour recuperee par l'adjointe administrative
• Precision du classement validee a 98% (les 2% restants sont des cas ambigus signales pour verification manuelle)
• Classement standardise et uniforme peu importe qui recoit le document